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人力資源管理功能重構(gòu)與ＥＨＲ的實(shí)施
內(nèi)容摘要：EHR是指電子人力資源管理，是建立在先進(jìn)的軟件和硬件基礎(chǔ)上的新型人力資源管理模式。一方面，EHR通過(guò)集中式的信息庫(kù)、自動(dòng)處理相關(guān)信息，達(dá)到降低成本、提高效率、改進(jìn)員工服務(wù)模式的目的。另一方面，EHR與企業(yè)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相聯(lián)系，打破傳統(tǒng)的HR封閉式管理，并且將有助于解決“企業(yè)組織梗阻”的情況。 關(guān)鍵詞：HER 組織腸梗阻 功能重構(gòu)對(duì)于HR部門(mén)而言，傳統(tǒng)的HR工作者主要從事的就是行政事務(wù)，其次是企業(yè)經(jīng)營(yíng)中人員管理行使管理咨詢(xún)的職能，而在幫助企業(yè)策略的制定方面是最少的。這樣人力資源管理基本是履行企業(yè)行政事務(wù)執(zhí)行功能。在日益激烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)最重要的資產(chǎn)是“人才”，傳統(tǒng)人力資源管理的功能顯然已經(jīng)不能滿(mǎn)足在迅速變化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中激勵(lì)組織人力資本，優(yōu)化組織流程，重構(gòu)組織戰(zhàn)略，是企業(yè)獲得持久競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的要求。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理功能的重構(gòu)，必須引入EHR的先進(jìn)理念以及保證EHR系統(tǒng)能夠在組織中得到有效利用。
EHR的涵義
EHR是指電子人力資源管理，基于先進(jìn)的軟件和硬件基礎(chǔ)上的新型人力資源管理模式，通過(guò)集中式的信息庫(kù)、自動(dòng)處理信息、員工自助服務(wù)、外協(xié)以及服務(wù)共享，達(dá)到降低成本、提高效率、改進(jìn)員工服務(wù)模式的目的。它通過(guò)與企業(yè)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相聯(lián)系，保證人力資源與日益變化的技術(shù)環(huán)境同步發(fā)展。EHR中的“E”包含了兩層含義：一是electronic,即電子化的人力資源管理，電子化是實(shí)現(xiàn)這一目的的手段；二是efficiency，即高效的人力資源管理。提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率才是EHR的根本目的，它體現(xiàn)了以下三個(gè)方面的功用：
基于網(wǎng)絡(luò)的人力資源管理流程化與自動(dòng)化。E把有關(guān)人力資源的分散信息集中化并進(jìn)行分析，優(yōu)化人力資源管理流程，實(shí)現(xiàn)人力資源管理全面自動(dòng)化，與企業(yè)內(nèi)部的其他系統(tǒng)進(jìn)行匹配。
實(shí)現(xiàn)人力資源管理的B2B。企業(yè)的人力資源管理者能夠有效利用外界的資源，并與之進(jìn)行交易，比如獲得專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)公司、人力資源事務(wù)代理公司、培訓(xùn)公司等HR服務(wù)商的電子商務(wù)服務(wù)。
實(shí)現(xiàn)人力資源的B2C。讓員工和部門(mén)經(jīng)理參與企業(yè)的人力資源管理，體現(xiàn)HR部門(mén)視員工為內(nèi)部顧客的思想，建立員工自助服務(wù)平臺(tái)，開(kāi)辟全新的溝通渠道，充分達(dá)到互動(dòng)和人文管理。對(duì)于企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，可以迅速、準(zhǔn)確地獲得有關(guān)人員管理的信息，這對(duì)于進(jìn)行正確的企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策具有重要的意義，并且可以使高層管理者和部門(mén)經(jīng)理掌握企業(yè)的人員狀況、人才需求標(biāo)準(zhǔn)等，有利于提高員工管理水平；同時(shí)對(duì)員工而言，他們可以方便地獲得有關(guān)自己的考勤、培訓(xùn)記錄、薪資等信息，進(jìn)行自我維護(hù)的同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)報(bào)銷(xiāo)、申請(qǐng)休假、查詢(xún)等。這樣一來(lái)，EHR可以大大降低企業(yè)的管理成本，而且能夠有效地實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部的有效實(shí)時(shí)溝通。
在EHR的管理環(huán)境下，EHR工作者從事的主要工作是提供管理咨詢(xún)服務(wù)，行政事務(wù)被電子化和自動(dòng)化的HR流程所取代。這樣HR的流程就被極大的優(yōu)化，從而不是單純地將HR工作人員從繁雜的工作中解放，而是徹底地改變了他們的工作方式與重心，HR逐步從企業(yè)運(yùn)作流程和工作關(guān)系上成為企業(yè)的戰(zhàn)略合作伙伴，發(fā)揮自己的戰(zhàn)略制定、流程管理和人員激勵(lì)等方面的作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理功能的重構(gòu)。
EHR將先進(jìn)的技術(shù)運(yùn)用于人力資源管理，為企業(yè)建立了人力資源服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使人員管理流程電子化。一方面，EHR可以讓員工正確地做事，更有效率地完成工作。它可以縮短管理周期，減少人力資源工作流程的重復(fù)操作，使工作流程自動(dòng)化，減少不必要的人為干擾因素，使最終用戶(hù)自主選擇HR信息和服務(wù)，并加實(shí)現(xiàn)事務(wù)性工作和日常服務(wù)的外包。另一方面，EHR可以讓員工做正確的事。它可以使HR部門(mén)從提供簡(jiǎn)單的HR信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁〩R知識(shí)和解決方案，可以隨時(shí)隨地向管理層提供決策支持，可以向HR專(zhuān)家提供分析工具和建議，可以建立支持HR部門(mén)積累知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的體系。
企業(yè)EHR模塊
EHR從功能上來(lái)分析，主要包括人力資源管理、薪資和福利、培訓(xùn)開(kāi)發(fā)、考勤管理、EHR信息平臺(tái)等五個(gè)模塊：
人力資源管理模塊。人力資源管理系統(tǒng)從科學(xué)的人力資源管理角度出發(fā)，從企業(yè)的人力資源規(guī)劃開(kāi)始，記錄招聘、崗位描述、培訓(xùn)、績(jī)效評(píng)估、薪資和福利是等與員工個(gè)人相關(guān)的信息，并以易訪(fǎng)問(wèn)和可檢索的方式注冊(cè)到集中的數(shù)據(jù)庫(kù)中，將員工信息統(tǒng)一地管理起來(lái)。該模塊可以完整地記錄員工從面試到離職整個(gè)周期的相關(guān)人力資源信息，并有生成和分析報(bào)表的功能，為企業(yè)決策者提供參考。
薪資和福利模塊。該模塊用來(lái)管理企業(yè)薪酬及福利，包括相關(guān)政策的規(guī)劃，個(gè)人所得稅、社會(huì)保險(xiǎn)等項(xiàng)目的計(jì)算等。這一模塊實(shí)現(xiàn)了與員工個(gè)人人力資源管理信息的聯(lián)接，如員工的考勤、請(qǐng)假情況等，同時(shí)生成存儲(chǔ)完整歷史信息供查詢(xún)和生成報(bào)表。
培訓(xùn)開(kāi)發(fā)模塊。培訓(xùn)開(kāi)發(fā)為企業(yè)人力資源配備和員工職業(yè)生涯規(guī)劃提供科學(xué)的依據(jù)，通過(guò)培訓(xùn)需求分析、結(jié)果評(píng)估和反饋等與人力資源信息有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。由于網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，使得員工可以進(jìn)行在線(xiàn)學(xué)習(xí)、考試，并將結(jié)果記入人力資源管理系統(tǒng)中。
考勤管理模塊。通過(guò)企業(yè)的終端考勤系統(tǒng)，員工的工作情況可以清楚地記錄于EHR中的考勤管理模塊中，并生成清晰的員工出勤報(bào)告，并可轉(zhuǎn)入薪資福利程序，使考勤數(shù)據(jù)與薪資計(jì)算直接掛鉤。
EHR信息平臺(tái)模塊。信息平臺(tái)強(qiáng)調(diào)員工的自助服務(wù)和信息交流。如果員工的個(gè)人信息發(fā)生了變化，他們可以授權(quán)范圍內(nèi)自行進(jìn)行更新自己的信息，經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)程序就可以生效。同樣，對(duì)于一些人力資源管理中的日常程序性事務(wù)可以通過(guò)信息平臺(tái)得到有效率地處理。不但減輕了人力資源管理者的工作負(fù)擔(dān)，并且可以實(shí)時(shí)更新信息數(shù)據(jù)、明確責(zé)任人，并且完善公司內(nèi)部溝通途徑，避免出現(xiàn)工作中的推諉扯皮現(xiàn)象。
企業(yè)EHR的功能實(shí)現(xiàn)
由EHR形成的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及網(wǎng)絡(luò)化的信息交流平臺(tái)，在滿(mǎn)足HR部門(mén)業(yè)務(wù)管理需求的基礎(chǔ)上，還能將HR管理生態(tài)鏈上不同的角色聯(lián)系起來(lái)，使得EHR成為企業(yè)實(shí)際全面實(shí)施人力資源管理的紐帶，并且能夠面向HR生態(tài)鏈上不同的角色提供的功能。
對(duì)于CEO而言，EHR是人力資源信息查詢(xún)與決策支持的平臺(tái)。CEO不需要通過(guò)HR部門(mén)的幫助，自助式獲取企業(yè)人力資源的狀態(tài)信息，并獲得各種輔助其進(jìn)行決策的人力資源指數(shù)。其次，通過(guò)EHR平臺(tái)，CEO可以在網(wǎng)上直接履行與HR有關(guān)的職責(zé)，并了解和掌控企業(yè)有關(guān)的人力資源信息。在EHR系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，將產(chǎn)生三種不同的信息處理層次。第一，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層。包含兩類(lèi)數(shù)據(jù)，一類(lèi)是員工個(gè)人屬性數(shù)據(jù)，另一類(lèi)是企業(yè)數(shù)據(jù)，如企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、工資級(jí)別等�；A(chǔ)數(shù)據(jù)在HR系統(tǒng)初始化的時(shí)候使用，是整個(gè)系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保證。第二，業(yè)務(wù)處理層。相關(guān)的功能模塊將在日常管理工作中不斷產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，如新員工數(shù)據(jù)、薪資數(shù)據(jù)、績(jī)效考核數(shù)據(jù)等進(jìn)行積累或分析。這些數(shù)據(jù)將成為企業(yè)掌握人力資源狀況、提高人力資源管理水平以及提供決策支持的主要數(shù)據(jù)來(lái)源。第三，決策支持層。這一層次建立在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與大量數(shù)據(jù)組成的HR數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)之上，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析，就能獲得所需的信息，如工資狀況、員工績(jī)效考核、員工培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)的情況等。這一方面提高了人力資源管理的效率，而且便于企業(yè)高層從總體上把握人力資源情況。企業(yè)的CEO可以根據(jù)需要在不同的層次實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)調(diào)用，依據(jù)準(zhǔn)確的信息進(jìn)行決策。
對(duì)于HR部門(mén)而言，EHR是其進(jìn)行管理活動(dòng)的基礎(chǔ)。HR部門(mén)對(duì)員工進(jìn)行人力資源管理活動(dòng)，包括了人力資源規(guī)劃、招聘、薪酬、績(jī)效考核、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、離職等。雖然這些功能大多數(shù)已經(jīng)交由直線(xiàn)經(jīng)理來(lái)實(shí)現(xiàn)，但是HR管理體系的建立、管理功能的規(guī)劃、過(guò)程的控制及結(jié)果的分析都需要HR部門(mén)統(tǒng)一來(lái)完成。因此，對(duì)于HR部門(mén)而言，除了負(fù)責(zé)EHR平臺(tái)的系統(tǒng)管理之外，主要是通過(guò)EHR平臺(tái)來(lái)進(jìn)行HR管理活動(dòng)的計(jì)劃、控制與分析。
對(duì)于直線(xiàn)經(jīng)理而言，EHR是其參與HR管理活動(dòng)的工作平臺(tái)。通過(guò)這個(gè)平臺(tái)，他可以在授權(quán)范圍內(nèi)在線(xiàn)查看下屬員工的人事信息，更改員工考勤信息，向人力資源部提交招聘、培訓(xùn)計(jì)劃；對(duì)員工的轉(zhuǎn)正、培訓(xùn)、請(qǐng)假、離職等進(jìn)行審批，并能對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效管理。
對(duì)于員工而言，他們可以通過(guò)EHR平臺(tái)在線(xiàn)查看企業(yè)規(guī)章制度、組織結(jié)構(gòu)、重要的信息(如內(nèi)部招聘信息、個(gè)人的薪資、福利等)、注冊(cè)內(nèi)部培訓(xùn)課程，提交休假申請(qǐng)、更改個(gè)人數(shù)據(jù)，進(jìn)行個(gè)人績(jī)效自處理，與HR部門(mén)進(jìn)行在線(xiàn)溝通等。而且，有別于傳統(tǒng)的人力資源管理方式，員工的直接反饋將會(huì)及時(shí)通過(guò)EHR平臺(tái)傳送到相關(guān)責(zé)任人處，得到及時(shí)處理。
EHR成功實(shí)施的支持性因素
為了企業(yè)EHR系統(tǒng)的成功實(shí)施，必須重視各種支持性因素的作用，首先必須得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的支持，構(gòu)建變革的組織文化，消除企業(yè)中“組織腸梗阻”的現(xiàn)象。企業(yè)管理研究者對(duì)“組織腸梗阻”的定義是：“企業(yè)中層管理者，在企業(yè)管理行為中不履行管理職責(zé)，互相推諉，沒(méi)有與企業(yè)戰(zhàn)略保持一致，甚至為了局部成本或本單位利益，我行我素，影響企業(yè)整體利益的癥狀。”
企業(yè)的組織腸梗阻表現(xiàn)在：縱向梗阻和橫向梗阻。“縱向梗阻”就是企業(yè)下級(jí)對(duì)上級(jí)布置的任務(wù)盡量推脫，或是提出種種要求；更有甚者，有些部門(mén)在執(zhí)行企業(yè)戰(zhàn)略的同時(shí)，采取上有政策，下有對(duì)策等等。一旦真有問(wèn)題發(fā)生，上下級(jí)之間就會(huì)互相指責(zé)，互相推諉。“橫向梗阻”則是指部門(mén)之間在同一工作流程，或是完成同一工作任務(wù)時(shí)，由于任務(wù)、權(quán)利、責(zé)任不明確(或即使是明確的情況下)，互相推脫，放棄責(zé)任等現(xiàn)象。
對(duì)于EHR系統(tǒng)實(shí)施而言，“組織腸梗阻”會(huì)造成HR部門(mén)與企業(yè)其他部門(mén)以及上級(jí)與下級(jí)的利益矛盾，在關(guān)鍵任務(wù)的執(zhí)行上互相推諉。員工如果不理解EHR系統(tǒng)的目的，很容易認(rèn)為EHR加強(qiáng)企業(yè)對(duì)員工的控制能力，從而對(duì)EHR系統(tǒng)實(shí)施有負(fù)面的危機(jī)感，不能很好的利用EHR信息平臺(tái)高效完成自身工作。而EHR系統(tǒng)中基本行政管理信息自動(dòng)化處理，人力資源部門(mén)將賦予更大的權(quán)力和責(zé)任，很容易引起其他部門(mén)的“誤讀”，認(rèn)為是對(duì)本部門(mén)權(quán)力的入侵，不能積極配合EHR系統(tǒng)的實(shí)施。例如，有些部門(mén)對(duì)EHR系統(tǒng)中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入消極抵制，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)準(zhǔn)確輸入到系統(tǒng)中時(shí)，EHR將成為一個(gè)空中樓閣。
硬件網(wǎng)絡(luò)是EHR發(fā)揮作用的先決條件，硬件系統(tǒng)將決定EHR系統(tǒng)運(yùn)行的效率，企業(yè)必須具備完整的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，比如IT支持、數(shù)據(jù)管理、硬件設(shè)備等。企業(yè)根據(jù)EHR所需的硬件條件及實(shí)際硬件情況進(jìn)行調(diào)整；同時(shí)，由于EHR是基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)行HR管理，通過(guò)全員網(wǎng)絡(luò)交流來(lái)提高企業(yè)內(nèi)部信息的利用效率和反應(yīng)速度。因此對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的鋪設(shè)及終端是有一定要求的。
EHR系統(tǒng)的運(yùn)行也離不開(kāi)外部HR服務(wù)商的合作。由于EHR要求各種信息流及時(shí)迅速反饋到相應(yīng)的責(zé)任人處，所以企業(yè)不可避免的會(huì)與外界服務(wù)商保持聯(lián)系，以滿(mǎn)足自己的需求。比如招聘，一般企業(yè)的EHR都會(huì)與主流招聘網(wǎng)站連接，通過(guò)在線(xiàn)發(fā)布招聘信息篩選候選人。在其正式成為員工后，簡(jiǎn)歷中相關(guān)的數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)審核后會(huì)自動(dòng)進(jìn)入EHR系統(tǒng)中的相關(guān)模塊中。
參考文獻(xiàn)
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