淺談例會(huì)制度是保證建筑工程項(xiàng)目順利實(shí)施的有效手段論文
1 建筑工程施工管理的特點(diǎn)
(1)工期一般都很緊，要求在較短的時(shí)間內(nèi)完成工程項(xiàng)目，并保證工程質(zhì)量。
( 2) 參與施工單位多，往往一個(gè)工程要幾個(gè)或十幾個(gè)施工單位同時(shí)施工，即使同一施工單位也有很多不同部門同時(shí)施工。為保證工程和順利進(jìn)行，對施工管理要求較高，要求有高度統(tǒng)一性、計(jì)劃性和組織性，否則難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。
(3)后期工程工序多、工種多、投入勞動(dòng)力多，機(jī)械多，材料多，各工種交叉多，相互制約，相互影響，要求各環(huán)節(jié)必須做好銜接協(xié)調(diào)工作。
(4)因?yàn)楣こ坦て陂L，工序多，在施工過程中不可避免會(huì)出現(xiàn)各種新情況新問題，這就要求各級施工管理人員能及時(shí)了解變化了的施工情況，對原有的施工安排和施工進(jìn)度及技術(shù)措施及時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整和安排，適應(yīng)變化了的實(shí)際情況，保證工作的順利完成。
2 例會(huì)制度是保證工程順利實(shí)施的重要保障手段
建筑工程特點(diǎn)要求施工企業(yè)必須具備較高的管理水平和技術(shù)知識，并且充分發(fā)揮各部門、各環(huán)節(jié)的共同努力，不僅知道本環(huán)節(jié)、本部門的施工情況，更要及時(shí)知道其他相關(guān)部門的施工情況，根據(jù)不斷變化的實(shí)際情況，實(shí)時(shí)調(diào)整本部門本環(huán)節(jié)的各項(xiàng)工作。而例會(huì)制度則是實(shí)現(xiàn)這些工作和目標(biāo)的行之有效的重要方法。
例會(huì)是由施工企業(yè)召集各相關(guān)部門和人員定期召開會(huì)議，聽取各部門的工作安排和落實(shí)情況，并對工作做出相應(yīng)安排的一種會(huì)議制度。其目的是為了提高各部門的工作效率，實(shí)現(xiàn)各部門的信息共享。是保證建筑工程項(xiàng)目順利實(shí)施的重要手段。例會(huì)也是遵循管理的基本流程計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理的基本過程，通過對施工過程的全過程管理，循環(huán)往復(fù)一步步保證工程項(xiàng)目的順利實(shí)施。
3 當(dāng)前建筑工程項(xiàng)目管理中在例會(huì)實(shí)施中存在的問題
(1) 沒有定期召開例會(huì)的制度，定期對項(xiàng)目實(shí)施中的情況和問題進(jìn)行總結(jié)和檢查。不利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)管理中的問題，把施工質(zhì)量隱患和安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。
( 2)在召開例會(huì)前沒有對工程施工中存在的問題進(jìn)行進(jìn)入了解，從而使例會(huì)制度流于形式，不能把施工中存在的問題真正反映出來，得到及時(shí)的解決。
(3)例會(huì)內(nèi)容沒有針對性，比較寬泛，從而不利于集中專業(yè)對口人員，對施工中存在的問題例會(huì)參加人員不了解工程情況或者沒有決策實(shí)施權(quán)，不能把工程情況及存在問題進(jìn)行反映，例會(huì)決策及對工程中存在的問題進(jìn)行及時(shí)解決和采取對策，影響工程施工的順利實(shí)施。
4 在例會(huì)制度實(shí)施中應(yīng)注意的問題
(1)會(huì)議召集人召集人應(yīng)該是掌握工程全面情況的具有決策權(quán)的負(fù)責(zé)人，參與人應(yīng)是各部門對施工過程了解的具有一定施工管理權(quán)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。這樣可以更好了了解工程施工狀況，發(fā)現(xiàn)并找出工程中存在的問題，找到解決存在問題的合適途徑和方法，并且可以更好的實(shí)施會(huì)議決議內(nèi)容。
( 2 )工程例會(huì)應(yīng)盡可能邀請對工程有決策權(quán)的單位和領(lǐng)導(dǎo)參加。通過參加工程例會(huì)，可以直接獲悉工程信息，了解各方關(guān)切事宜和立場，以便盡快解決工程問題。這樣既保證了能了解全面的施工情況，又能及時(shí)對施工中存在的問題提出相應(yīng)的對策，對以后的工作做出安排。
(3 )例會(huì)著重發(fā)現(xiàn)日常施工管理中存在的問題，只著重解決那些不太復(fù)雜容易馬上得到解決辦法的問題，并組織落實(shí)實(shí)施。不要總是圍繞一個(gè)問題不放，這次例會(huì)要解決的問題拿出一些有代表性的問題來解決。對于一些技術(shù)復(fù)雜、管理環(huán)節(jié)太多，不能在短時(shí)間內(nèi)解決的問題，要組織專門的會(huì)議和人員進(jìn)行專門解決。這樣可以有效利用例會(huì)解決更多的問題，避免把大量的時(shí)間陷入無意義的爭論之中。又可以有利于復(fù)雜問題的及時(shí)有效解決。
( 4 ) 各種例會(huì)的召開時(shí)間要固定，便于各部門搜集整理各種施工工程數(shù)據(jù)和資料，在例會(huì)時(shí)反映存在的問題和需要解決的途徑方法以及需要的材料設(shè)備裝備等。根據(jù)工程項(xiàng)目的大小、規(guī)模及復(fù)雜程度確定例會(huì)召開的頻次。會(huì)議召開的次數(shù)不可過多，否則就會(huì)成為與會(huì)人員的負(fù)擔(dān)，也不利于會(huì)議決議的執(zhí)行。對于專項(xiàng)問題，涉及單位不多，可定期不定期召開專題會(huì)議解決。如果存在特殊問題，例會(huì)也可以根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)提前和延后，但總體來說要保證例會(huì)召開時(shí)間的嚴(yán)格性。除召開例會(huì)后也可以根據(jù)實(shí)際情況，召開各種會(huì)議解決工程中存在的各種問題和情況。
(5)會(huì)議內(nèi)容是檢查上次例會(huì)議定事項(xiàng)的落實(shí)情況，分析未完事項(xiàng)原因;檢查分析工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃完成情況，提出下一階段進(jìn)度目標(biāo)及其落實(shí)措施;檢查分析工程項(xiàng)目質(zhì)量狀況，針對存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施;檢查工程量核定及工程款支付情況;解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項(xiàng)以及其它有關(guān)事宜等。注意總結(jié)工程項(xiàng)目實(shí)施過程中的成功經(jīng)驗(yàn)和施工技術(shù)，要集思廣益，充分調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的聰明智慧，為做好下一步工作提供良好的建議和方案。在此基礎(chǔ)上對下一步的工作做出合理安排，保證工程項(xiàng)目的順利實(shí)施。對于提出和發(fā)現(xiàn)的問題盡可能在會(huì)上予以解決，不能解決的也要明確解決的時(shí)間。
(6 )與會(huì)人員匯報(bào)工作、討論問題等，其發(fā)言要圍繞會(huì)議議程和主要議題，簡明扼要，條理清楚，緊扣議題，發(fā)言時(shí)間不要太長。與會(huì)人員要認(rèn)真對待例會(huì)，積極發(fā)表自己的見解，對自己的發(fā)言的真實(shí)性和可行性負(fù)責(zé)。
( 7 ) 要有專門人員負(fù)責(zé)做會(huì)議內(nèi)容記錄，做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作;會(huì)后整理會(huì)議記錄，會(huì)議記錄要標(biāo)明會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、議題、主持人、記錄人、與會(huì)人員、缺席人員，詳細(xì)會(huì)議內(nèi)容(發(fā)言內(nèi)容)、商議結(jié)果等。會(huì)議記錄要簡明扼要反映會(huì)議內(nèi)容并準(zhǔn)確真實(shí)準(zhǔn)確地反映與會(huì)人員的意圖，與會(huì)人員均應(yīng)記錄會(huì)議要點(diǎn)，跟本身工作相關(guān)的內(nèi)容應(yīng)詳記，以便對以后工作有指導(dǎo)意義，更好落實(shí)會(huì)議內(nèi)容和要求。
(8)須對會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議，以及主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議要整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放和傳閱范圍要由主持人確定。
( 9) 會(huì)議內(nèi)容的跟蹤落實(shí)。會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄和會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。與會(huì)人員及各有關(guān)部門要認(rèn)真執(zhí)行會(huì)議決定的事項(xiàng)，嚴(yán)格按照會(huì)議決定的內(nèi)容開展相關(guān)工作并及時(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展情況。
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