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跟單員考試基礎理論輔導：跟單工作流程
一、跟單員跟單工作流程
(一)外貿公司跟單工作流程
外貿公司跟單工作包括選擇生產企業、簽訂收購合同、籌備貨物、進程跟蹤、商檢(客檢)、訂艙裝船、制單結匯等幾個步驟。
(二)生產企業跟單工作流程
具備對外進出口經營權的生產企業是我國外貿進出口的主體之一，隨著我國加人WTO和外貿法的實施，具有外貿經營權的生產企業越來越多，許多國際買家也熱衷于直接從這些生產企業采購商品。“工廠跟單”，實質上屬于生產型企業的內部跟單。
其一般流程包括：推銷公司產品、簽訂外銷合同、籌備貨物、商檢(客檢)、訂艙裝船、制單結匯等幾個步驟。
二、出口貿易一般流程
(一)選擇供應商或生產企業
在選擇供應商或生產企業時，需注重考察生產企業的資信，是否具有生產能力，能否保證質量、保證按期交貨，產品是否有對外貿易的競爭力等。
(二)生產企業推銷本企業產品出口
這一過程中，跟單員的主要工作內容有：
1.了解目標市場的需求特點和客戶采購偏好;
2.了解并掌握公司產品的主要性能、工藝、質量標準、原材料構成、生產周期等;
3.了解并掌握公司產品的包裝材料和包裝方法;
4.了解并掌握公司產品的裝箱率、集裝箱可裝數量;
5.掌握公司產品的價格和相關原材料價格;
6.了解近期本幣對外幣的兌換價格及變化趨勢，即匯率和變化趨勢。
(三)建立對外業務關系，確定出口貿易對象
建立業務關系可以通過信函、電子商務、電子郵件、傳真、參加國內外各種交易會和展覽會、我駐外的使領館、商會、企業名錄、報紙雜志上的廣告等途徑搜尋或結識國外客戶。
(四)洽談業務
洽談業務是指買賣雙方就某一種商品進行洽談，內容包括價格及價格條件、貨物的技術規格、包裝、貨款的支付方式和時間、運輸方式、爭議的解決方式和地點、貨物數量、交貨時間、保險、貨物的檢驗標準和地點等。洽談業務可以通過信件、傳真、電子郵件等不見面的洽談方式，也可以采用與客戶見面洽談的方式。在洽談業務前必須事前作好充分準備。
(五)簽訂對外合同
跟單員在這個階段，通常是輔助外貿業務員做好以下主要工作：
1.整理雙方達成的事項內容;
2.將客戶的工藝單和要求轉換為本公司的制造工藝單;
3.落實生產企業(車間)，并完成確認樣;
4.檢查確認樣，將符合客戶或工藝單要求的樣品寄送客戶，等待確認消息;
5.根據客戶的確認意見，改進確認樣，直至客戶確認樣品;
6.做好合同項下訂單生產前的一切準備工作等。
(六)買方開立信用證
外貿合同中若確定是以信用證方式結算貨款，賣方(出口方)在簽訂外貿合同后，應及時將“開證資料”(內容主要有出口方的開戶銀行名稱、地址、SWIFT號碼等資料)通知買方(進口方)，買方應嚴格按照合同的各項約定按時開立信用證，這也是買方履約的前提。
賣方在收到買方開立信用證后，首先要根據合同審核信用證。
在確認信用證中沒有不可接受的條款后，開始投料生產;另外，賣方也可以在收到客戶支付部分貨款(通常是合同金額的20%^-30%)訂金后，投料生產。
(七)簽訂內貿收購合同
在確定生產企業后，需要對某個商品的生產規格、價格、數量、質量、交貨期、付款時間等作出具體的約定，并以書面形式記載，由生產企業(供貨方)和收購方的法人或法人授權代表在合同上簽字蓋公章，以示合同生效。
(八)履行合同
這一期間跟單員需要做的主要工作有：測算企業實際生產能力、原材料采購、生產進度跟蹤、產品包裝、生產質量檢驗等。
(九)商檢(客檢)與報關
當貨物生產完成時，對于法定商檢的貨物，在備妥貨物后，跟單員應在報關前提前向產地商檢局預約安排商檢，只有經商檢局簽發的檢驗合格證書(一般是紙質的“出境貨物通關單”和通過商檢網絡傳輸的“出境貨物換證憑條，’)，海關才放行，凡檢驗不合格的貨物，經返修后仍不合格，則不得出口。
除了國家商檢外，還有客戶到生產企業進行檢驗(簡稱客檢)。對于合同約定由買方(客戶)檢驗的，要提前聯系買方，確定具體的檢驗日期。一般而言，經“客檢”合格的商品，買方會出具“客檢證”。不論是國家商檢，還是“客檢”，都是在生產完成并包裝入箱后進行的。
(十)安排運輸與保險
跟單員在這個階段，必須做好以下主要工作：
1.物流運輸的跟蹤。在訂單完成后，經過檢驗、報關等環節，貨物按預定的艙位裝船起運。由于貨物運輸多數是依靠集裝箱運輸的，跟單員必須了解集裝箱尺寸，合理估算集裝箱內貨物裝載量。
2.報告最終可出口產品數量(包括外箱等包裝數量)、體積、重量等數據，配合其他部門(如單證部、儲運部)辦理租(配)船訂艙工作和保險事宜;
3.如果是全程跟單，則需向貨運代理或船務代理辦理租(配)船訂艙，并在運輸工具啟運前完成保險事宜。在貨船離港后，需向貨運代理或承運人取得符合要求的運輸單據。
(十一)制單結匯
在這一階段中，跟單員必須了解交單議付所需單證的種類，從哪里能得到這些單證;有了單證之后，還需要對單證進行整理，為正確及時制作結匯單證創造條件。
(十二)外匯核銷與出口退稅
按照國家的有關外匯管理規定，出口企業在貨物出口和收匯后，必須辦理出口收匯核銷手續;而出口退稅是指一個國家或地區對已報送離境的出口貨物，由稅務機關將其在出口前的生產和流通的各環節已經繳納的國內稅金(增值稅、消費稅)等間接稅稅款退還給出口企業的一項稅收制度。
出口退稅的單證的主要單證有：出口報關單(出口退稅專用聯)、出口收匯核銷單、增值稅發票、出口銷售發票。各種單證的內容(如商品品名、數量、計量單位等)要相互一致，不矛盾，并在規定的時間內向稅務機關(國稅)辦理退稅手續。
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