文秘如何進行總體日程安排

時間：2024-07-19 12:30:24 辦公文秘我要投稿

文秘如何進行總體日程安排

　　“日程安排”是指時間排定的領導工作計劃，是領導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術的集中體現。秘書的職責是當好“管家”按日程安排為領導做好各種必要的準備，并提醒領導實施。那么文秘應該如何進行總體日程安排呢，一起來看看！

　　(一)總體原則：

　　了解總經理的日常工作、近期業務重點、作息習慣、身體狀況，

　　-優化工作方法，細心觀察總經理的工作習慣與做事風格，主動適應其工作節拍;

　　-了解公司業務發展情況，特別是所服務總經理的業務進展情況，留意近期的工作興奮點;

　　對計劃內事情預先寫入日程;及時整理日程表，以免安排沖突;

　　明確事情的優先級，在處理事務時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理;

　　定期與總經理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展;

　　注意日程安排的時間松緊，適當安排

　　(二)經驗與技巧

　　周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務;

　　在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經理留出整理思路的時間;同時預留時間處理日常事務;

　　根據總經理習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息;

　　對于總經理的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突;每日安排相對固定時間與總經理核對日程，保證秘書與總經理日程表內容一致;

　　不要代替領導做決定，在總經理的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約酌情處理;

　　控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程;

　　掌握近期要回避的人物;

　　月/周計劃安排模版

　　可使用NOTES日歷功能，填入相關安排，打印即可;

　　也可按照總經理習慣，自行制作日程表;

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