公司檔案管理制度

公司檔案管理制度[經典]

　　在社會發展不斷提速的今天，制度起到的作用越來越大，制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。那么制度怎么擬定才能發揮它最大的作用呢？下面是小編收集整理的公司檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。

公司檔案管理制度1

　　一、總則

　�。ㄒ唬�為全面增強本企業檔案管理工作，保證企業各種檔案資料充足、有效利用，實現檔案資料管理的規范化和標準化，特擬訂本制度。

　�。ǘ�）本制度所指的檔案資料是指企業及部下客戶服務部門建立以來，在經營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　　（三）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業及各部下客戶服務中心有關資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　�。ㄋ模┢髽I檔案采納分級管理模式，即分為物業企業檔案資料管理員和部下各客戶服務中心檔案資料管理員。物業企業主要采集和保留企業級別物業檔案和物業資料，部下各客戶服務中心詳細負責管理各自的物業檔案和資料。物業企業及部下各客戶服務中心均需建立獨立的檔案室。

　�。ㄎ澹┪飿I企業須裝備檔案管理的專責人員，部下的各客戶服務中心依據自己實質狀況，可指定專人負責也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　�。�六）物業企業主要一致采集和管理企業級別物業檔案和物業資料，主要包含以下內容。

　　1.物業企業公章和有關證照。

　　2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當地有關的法律法例等檔案資料，主要指房地產企業、物業企業領導署名的各種批改，以企業及職能部門等名義發出或擬訂的文件以及與企業職能有親密

　　關系或由企業肩負有關責任并需要執行的重要文件。

　　3.重要、突發事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設備設備等方面及自然災禍等突發重要事件的經過和辦理過程記錄及有關資料。

　　4.企業所簽署的合同資料，督查職能部門對企業進行檢查的書

　　面及取證資料以及企業固定財產有關資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實質工作中，實物、聲像檔案資料比較少，依據使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業檔案管理部門，自行保留時要注意保護完好性。

　　7.榮譽類檔案等其余各樣檔案資料。

　　（七）各客戶服務中心管理自己樓盤、業主和經營有關的檔案和

　　資料，主要包含以下內容。

　　1.客戶服務中心業務章及有關證照。

　　2.小區基本狀況資料。

　�。�1）房產資料包含房子、設備及其附著物清單及表格等。

　�。�2）接收資料包含查收合格憑據、物業完滿狀況、接收文件。

　�。�3）技術資料包含工程預決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設備使用技術資料。

　　3.業主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業戶資料一定妥當保留并實時更新。

　　4.平時管理服務資料，主要包含以下內容。

　�。�1）人事管理有關資料�？蛻舴�務中心人員的招聘、培訓、定崗定編、分配、變遷文件、技術職稱等文件。

　　（2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內部通啟等文書資料。

　　（3）設備檔案管理，包含設備的標記、設備臺賬和設備資料等。

　�。�4）物業經營管理資料。各客戶服務中心經營發展文件、小區管理文件、小區建設文件、委外、合作文件等。

　　（5）物業租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業權屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。

　�。�6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調系統圖。

　　（7）各客戶服務中心或個人參加各樣活動的資料。

　　5.小區創優檔案資料及社區文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　�。ò耍┵Y料移交前管理。

　　1.各客戶服務中心的`檔案資料在移交前由各客戶服務中心檔案資料管理員負責存檔管理。

　　2.各客戶服務中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務中心寄存的檔案資料要依據自己的使用頻次和保密程度進行分類寄存。

　�。ň牛�檔案資料的移交，每半年向物業企業檔案室進行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執行移交鋒續。

　　2.進行移交時，物業企業須認真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調式兩份，物業企業和各客戶服務中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調離手續前，一定清還檔案資料，經檔案室署名確認，方可辦理調離手續。

　�。ㄊ�）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業企業及部下各客戶服務中心需依據本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實時、正確、規范地進行歸檔。

　　2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統地進行采集，歸檔模卷要進行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數、份數及每份文件的頁數均應齊備完好。

　　5.實物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質文件資料，并保留。

　�。ㄊ�一）歸檔檔案資料檢查。物業企業負責檢查、督查、指導并查核各客戶服務中心檔案資料的管理工作。統計匯總各客戶服務中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務中心檔案的歸檔工作進行實地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續即可；假如要查閱重要密級資料，須執行檔案借閱審批手續，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復印。

　�。ㄊ�三）檔案資料借閱的有關規定。

　　1.借閱的檔案資料一定準時送還，并實時辦理清戶手續。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續借手續，未辦理緩期手續且借出檔案超出15天者，對有關責任人進行瀆職問責辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據資料的重要程度進行相應的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標記等。

　　3.未經贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復制檔案資料，凡經贊同摘抄、復制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進行審察和查對。

　　4.實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件供給利用。

　�。ㄊ�四）要注意保護業主和住戶的個人信息，業主個人信息檔案在有關客戶服務中心的檔案庫中，如需調用含有業主個人隱私信息的資料，須經客戶服務中心負責人贊同，有些需經業主自己贊同，并由有關檔案人員記錄去處，追蹤有關信息資料的使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　　（十五）物業企業及各客戶服務中心依據自己實質狀況設置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內和庫房鄰近嚴禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。

　　2.庫房內全力按分類設置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資

　　料寄存地點索引。

　�。ㄊ�七）檔案資料統計，詳細要求以下

　　1.物業企業及各客戶服務中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進、整理、判定、保留的數目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進行統計。

　　2.物業企業檔案員將統計結果報物業企業負責人，部下各客戶服務中心檔案員將統計結果報給客戶服務部負責人。

　　3.統計工作一定做到腳踏實地，照實反應狀況，務必保證供給的數據正確，切合客觀實質。

　　（十八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經歸檔，未經領導判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應持續保留至次年再進行判定。

　　3.技術檔案資料鑒準時，需附帶工程技術部門的專業建議。（十九）檔案資料的銷毀。

　　1.經判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負責人妥當辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。

　　2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監銷人，監銷人應認真復核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人在銷毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應實時做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。

　　七、獎罰

　�。ǘ�十）企業依據每年查核結果，關于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或許進步特別突出的部門和個人賜予相應表彰或獎賞等。

　�。ǘ�十一）關于工作不負責，未認真貫徹執行物業企業檔案工作要求的檔案管理人員，企業將對檔案管理的詳細工作人員和有關領導進行處罰。

　�。ǘ�十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經允許，私自將檔案資料抄寫、復制與轉借別人等狀況，將依據情節嚴重程度，賜予相應的處罰。

　　八、附則

　�。ǘ�十三）本管理制度由企業客戶服務部訂正，自覺布之日起實行。

公司檔案管理制度2

　　一、文件材料歸檔

　　1、歸檔范圍

　　凡是公司及各分公司、小區經營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應定期歸檔保存在公司檔案室。

　　2、歸檔時間

　　對公司規定應當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

　　（1）文書文檔(包括統計檔案以及業務部門形成的檔案)。

　　（2）會計檔案先在財務部門保存一年后移交檔案室。

　　（3）設備檔案在設備安裝后一周內歸檔。

　�。�4）特種載體檔案，隨時歸檔。

　�。�5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。

　　3、歸檔要求

　　（1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統。

　　（2）歸檔的文件材料必須按其規律組成案卷。

　�。�3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。

　　（4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續。

　　（5）歸檔的材料原則上應裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的，由經辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。

　　二、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須履行登記手續。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經公司有關領導同意后并辦理借出手續，歸還時對所借檔案應予以檢查核對，并注銷。

　　2、借閱檔案必須經領導批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。

　　3、外單位要查閱檔案，需經本公司有關領導書面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。

　　4、借閱者要愛護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發現以上情況，視情節按《檔案法》規定處理。

　　5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內容。

　　6、摘抄、復制檔案須經分管領導批準，摘抄的檔案內容必須經檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。

　　7、對借出的檔案，管理人員應及時催還。

　　三、檔案保密

　　1、認真執行公司的商業和技術保密制作，維護檔案的'安全，做好公司的保密的工作。

　　2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無關人員翻閱，若有泄露，按保密規定處理。

　　3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內容。

　　4、檔案室應根據《保密條例》規定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。

　　5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關規定辦理。

　　6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。

公司檔案管理制度3

　　一、目的加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術語和定義1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。四、職責1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員1）負責部門檔案的管理。

　　4、各部門負責人1）負責對部門檔案管理監督檢查。

　　五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見后。

　　c)檔案資料的日常管理：

　�、烹娮宇惡贤�或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內。

　�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。

　�、俏募�資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；

　　必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；

　　⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　�、墙栝啓n案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；

　　⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；

　　e)檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。

　�、茍绦袖N毀任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　�、乒�司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

　�、潜竟�司與其他單位來往的文書及權益文書等；

　　⑷公司領導的批示、指示等；

　�、芍匾�的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

　�、史从彻�司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；

　�、斯�司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡報；

　�、瘫竟�司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；

　�、捅竟�司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　　⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；

　　⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的'剪報、照片、錄音、錄像等；

　　⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　�、沿攧諜n案資料；

　�、腋鞣N實物檔案；

　　⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　�、茸游募�應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

　�、筛鞣N實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：

　　a)公司規定的密級文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c)合同、協議書等正本及過程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認為需要即時歸檔的資料。

　�、贫ㄆ跉w檔a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；

　　b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；

　　⑶電子聲像檔案的歸檔a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

　　c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

　　5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。

　　6、檔案移交公司的流程a)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　b)行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

　　b)檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。

　　d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

　　e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。

　　六、相關記錄1、 《文件（合同）管理記錄目錄》 2、 《文件檔案移交目錄》 3、 《檔案移交清單表》 4、 《檔案借閱審批單》 5、 《檔案分類編號表》 6、 《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：

　　序號文件（合同）編號標題需抄送的相關部門接收原/復接收人備注部門移交目錄記錄編號:日期：

　　序號文件（合同）編號標題名稱頁數原/復備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。

　　記錄編號:移交性質檔案類別合計移交說明接收意見檔案移交清單表日期：

　　□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數量永久長期短期移交人：

　　接收人：

　　移交人（部門）接收人（部門）經辦人：

　　經辦人：

　　移交日期：

　　年月日接收日期：

　　年月日見證人：

　　日期：

　　年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。

　　檔案借閱審批單記錄編號:借閱部門借閱人日期：

　　借閱部門經理總經理副總行政人事部部門經理使用目的序號借閱內容復印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：

　　目錄號：

　　部門：

　　日期：

公司檔案管理制度4

　　為明確管理責任，規范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

　　一、檔案管理原則

　　公司檔案實行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專用性檔案分散管理相結合的原則。

　　二、組織

　　公司綜合管理部設專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。

　　三、檔案管理部門的工作職責

　　（一）綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。

　�。ǘ�）財務部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。

　�。ㄈ�）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

　　四、檔案管理人員職責

　　（一）負責收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學、鑒定正確和保證質量，并按時接收和移交檔案；

　　（二）凡本公司印發出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。

　�。ㄈ�）做到忠于職守，遵守紀律，嚴格按照有關法律和公司制度辦事。

　　五、歸檔公司檔案室資料

　�。ㄒ唬┥霞墮C關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；

　　（二）本公司的請示與上級機關的批復；

　�。ㄈ�）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書；

　�。ㄋ模┍竟�司反映主要職能活動的報告、總結；

　�。ㄎ澹┍竟�司制訂的計劃、方案、統計、財務、工作總結；

　�。�六）綜治工作材料；

　�。ㄆ撸┍竟�司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料；

　�。ò耍┍竟�公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；

　�。ň牛┍竟�司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；

　�。ㄊ�）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；

　　（十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務活動的重要史料和證據。

　　六、檔案的收集與歸檔

　�。ㄒ唬┏修k部門或主辦人應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。

　�。ǘ�）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。

　　（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。

　�。ㄋ模┰跉w檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

　�。ㄎ澹┚C合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查。

　�。�六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續。

　　七、檔案的`保管

　�。ㄒ唬┕�司（或部門）管理的檔案應有專柜保存，確保完好不丟失。

　�。ǘ�）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；

　�。ㄈ�）檔案工作人員應確保檔案的質量，對破損和變質檔案，及時采取措施，進行修補和復制。

　�。ㄋ模┕�司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發現問題及時組織整改。

　�。ㄎ澹┟磕陮�檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進行修補和復制。

　　八、檔案的借閱

　　必須嚴格執行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案，需經公司（部門）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。

　�。ㄒ唬�檔案借閱限一周內歸還，特殊情況需延期的，須辦理續借手續；

　�。ǘ�）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；

　�。ㄈ�）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；

　�。ㄋ模┱{走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續；

　　（五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經總經理批準，并辦理登記手續后，方可借閱。

　　（六）歸還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

　�。ㄆ撸﹤髡婕�需存檔時，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。

　�。ò耍┪唇浌�司董事長授權，任何部門或個人無權公開檔案。

　　九、檔案室保密制度

　�。ㄒ唬�檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。

　�。ǘ�）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關保密規定。

　�。ㄈ�）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應經分管領導審批，報總經理批準后，方可借出。

　�。ㄋ模┩鈫挝徊殚�、借閱密級檔案，須經綜合管理部主管領導審批，報分管領導批準，方可提供。

　�。ㄎ澹┟孛軝n案不得私自存放，贈送并轉借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。

　�。�六）檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談論保密檔案內容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

　　十、檔案的鑒定與銷毀

　　鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關規定并結合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：

　　（一）反映公司主要職能和重要經營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存；

　�。ǘ�）反映公司一般經營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；

　　（三）對公司在一定時期內有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內。

　　（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門和人員修改、補充。

　　（五）經過一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況已發生完全改變，其檔案失去保存意義的，經檔案人員或原經辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經理批準，方可銷毀。

　�。�六）經批準銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人、監銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。

　　十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。

　　十二、本管理制度自發布之日起實施。

公司檔案管理制度5

　　1、目的：

　　為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發揮檔案在生產、管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《科學技術檔案工作條例》，特制定本制度。

　　2、適用范圍：

　　本制度適用于公司在行政管理、生產建設、經營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料，包括行政、人事、工程、經營、財務等各種檔案。

　　3、職責

　　檔案工作，設立資產檔案管理員，隸屬行政辦公室，對公司內的檔案資料實行統一管理，各部門設立二級檔案員，由行政辦公室檔案員組織協調，監督和指導。

　　行政辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監督。

　　各部門負責職責范圍內檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由行政辦公室檔案員負責刻錄和歸檔。

　　人事檔案、財務檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財務管理部和營銷管理部設專人配合行政辦公室檔案管理員進行管理。

　　各部門應明確規定檔案責任人（檔案員）。檔案責任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。

　　歸檔

　　各部門應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續，重要資料應隨時移交，集中管理，任何單位及個人不得據為己有。

　　歸檔范圍及管理：

　　各類資質文件、各類規章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃、工作總結、設備及資產的登記資料等由行政辦公室負責歸檔。

　　各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃、城市規劃、政府及主管部門批文、復函、證件等前期技術資料由前期開發部負責整理及歸檔，并按規定及時向檔案室移交。

　　各工程項目設計方案、施工圖，設計變更、洽商以及設計院、勘察單位之間往來資料，會議記錄等資料由技術發展部負責整理及歸檔。

　　工程進度計劃，施工總包、分包、監理、設備廠家的資質文件及其往來資料、會議記錄，工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關的資料由工程管理部負責整理及歸檔。

　　各類合同協議（承包、商務、銷售、借貸、擔保、轉讓等）的正本原件、工程預結算書等資料由合同管理部負責整理及歸檔。

　　各類證件（營業執照正、副本；組織機構代碼證正、副本、ic卡、貸款卡；國稅、地稅稅務登記證副本；開戶許可證等）及各類財務憑證、帳薄、報表等均由財務管理部負責歸檔。

　　公司采購的設備、材料說明書、檢驗報告、質量保證書等資料由材料采購部負責整理及歸檔。

　　凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規定進行整理、保管。

　　歸檔資料必須符合下列要求：

　　文件材料齊全完整，真實有效；不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。

　　根據檔案內容整理編號、編制卷內目錄、裝訂立卷；

　　根據檔案內容的歷史關系，區別保存價值，進行分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　借閱

　　檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，并填寫檔案借閱登記表。

　　本公司職工一般只能借閱秘密以下的`檔案，查借秘密檔案，需經所在單位主管副總簽字，方可借閱。

　　機密檔案只限與工作有關的人員借閱，由所在單位主管副總簽署意見，經企管辦主任批準后方可借閱。

　　本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經公司總經理（或常務副總）批準，外借的檔案一般在一周內歸還，所借檔案達到規定借閱期限，如需繼續使用，若無他人預約可辦理續借手續。借出的檔案，檔案室有權根據工作需要隨時催還，借閱人不得拒還。

　　外單位人員借閱非機要檔案，必須持單位介紹信，經公司總經理簽字同意，并辦理借閱登記手續，所借閱的檔案，只能在本檔案室內查閱，不準外借，檔案管理負責人并對摘抄的材料進行審查。

　　借閱檔案要注意愛護和保管，不得轉借。閱卷嚴禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內容和內部控制事項的檔案，要注意保密，如有上述違規行為，要追究當事人責任。

　　查閱一般檔案材料，經檔案管理人員審核同意后方可進行復制、拍照、摘抄。

　　借出或歸還檔案時，檔案管理人員和借閱人要當面檢查案卷的完整情況，如發現檔案缺損的情況要嚴肅查處。

　　借閱者未按本規定辦理借閱手續，檔案管理人員一律拒借，否則，追究檔案管理人員的責任。

　　職工臨時離開公司（出國、借調、外出學習等）、調動工作或解聘辦理手續之前，人力資源部門要及時通知檔案部門，經檔案部門簽字確認已還清所借檔案后，方能辦理相關手續。

　　本公司保管的人事、財務、車輛等檔案只供本公司和主管政府機關查閱，不對外交流，外單位人員需要查閱必須經公司總經理批準。

　　財務檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經主管財務副總同意后，由財務部指定專人陪同查閱，財務賬目不予復制，財務憑證如確實需要復制，必須在財務人員和檔案管理人員監督下進行復制。

　　檔案保存期限及銷毀

　　工程項目竣工資料、開發文件、設計文件、其他重要檔案永久保存。

　　行政檔案視可利用價值定期銷毀。

　　檔案每三年鑒定一次，對超過保存期限的進行下架、分類。

　　由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規定酌情處置。銷毀檔案須填寫檔案鑒定與銷毀審批表。

　　銷毀檔案由檔案室負責執行，同時由主管領導指派監銷人，監銷人要在銷毀清冊上簽名。經批準銷毀的檔案，不得當廢紙出售或作其他用。

　　檔案統計及管理要求

　　為了給分析、研究工作提供數據，要認真做好檔案統計工作，建立健全各種統計臺帳。

　　年終進行當年歸檔文件匯總，并統計當年檔案借閱人次，分析利用率，總結檔案利用與效果。

　　保密資料要全部入庫，存放在檔案室保密柜中，在重大節假日檔案室要進行清點催還。

　　公司職工要嚴格遵守保密規定，若有泄密應追究責任，有嚴重泄密或竊密行為者，視其情節進行處理，并追究其刑事責任。

　　加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理制度6

　　1、文件檔案的管理:

　　1.1文件檔案緊要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業內資料等內容。

　　1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。

　　1.3歸檔的文件材料必需完整、精準、系統，文件書寫和載體材料必需耐保管，文件材料整理符合規范。

　　1.4檔案資料如因特別情況，需修改，復印，摘抄，涂改等，屬絕密或機密文件的必需由總經理審批，屬隱秘文件的必需由公司主管領導審批，各部門保密文件由各部門部長審批。

　　1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必需使用鋼筆或碳素筆。

　　1.6文件檔案紙張的規格以a4紙為標準，特別類型的紙張經整理后達到210mmx297mm尺寸標準。

　　2、電子文檔的管理:

　　2.1收集、積累要求:

　　■記錄了緊要文件的緊要修改過程，有查考價值的電子文件應被保存。當正式文件是紙質時，假如保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保存，否則可依據實際條件或需要，確定是否保存。

　　■保管與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互保證精準、牢靠的標識關系。

　　■在'無紙化'計算機辦公或事物系統中產生的電子文件，應實行更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必需隨時備份，存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保管的載體上，并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保存。

　　■用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。

　　■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，假如接受非標準壓縮方法，則應將相關軟件一并收集。

　　■用計算機輔佑襄助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必需保證其對設備的倚靠性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。

　　■用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時必需保證收集其壓縮

　　方法和軟件；用音頻設備獲得的文件，收集時必需保證收集其屬性標識和相關軟件。

　　■由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的.信息形式，收集時必需保證參數精準、數據完整。

　　■通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必需連同專用軟件一并收集。

　　■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

　　2.2收集、積累方法: ■適時依照要求制作電子文件備份。

　　■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

　　■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保管。

　　■電子文件登記表假如制成電子表格，應與備份文件一同保管，并附有紙張打印件。

　　2.3歸檔要求:

　　■把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必需時，復制第三套，異地保管。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作。

　　■本標準推舉接受的載體按優先次序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保管的載體。

　　■存儲電子文件的載體或包裝盒上必需貼有標簽，標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。

　　■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　■需要長期保管的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，假如是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。

　　■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后，保存時間至少一年。

　　3、聲像檔案的管理:

　　3.1聲像資料的收集整理，原則上要保管聲像資料原件負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促引導部門檔案管理； 2）建立健全公司檔案管理制度，引導、監督和檢查執行情況； 3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料； 4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；引導公司的檔案管理工作；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通； 6）負責組織學習和培訓檔案管理方法、使用學問。 2、其他各部門相關人員：

　　1）負責在工作變更時，做好或幫忙移交工作，并適時通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負責部門檔案的管理。

　　4、各部門負責人

　　1）批準對本身部門資料或合同復印件的處置； 2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。

　　5、各公司總監/副總

　　1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。

公司檔案管理制度7

　　第一章 總則

　　第一條 為充分發揮x 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規,結合 本公司實際,特制定本制度。

　　第二條 項目檔案是指公司開發房地產項目整個過程中形成的項目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施工技術文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監理資料、聲像資料等六個部分組成。

　　第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

　　第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業公司遵照執行,參股項目公司、專業公司參照執行。

　　第二章 檔案的分類

　　第五條建設工程前期文件資料

　　(一)可行性研究資料

　　1、項目建議書及批復;

　　2、可行性研究報告及批復;

　　3、項目評估意見;

　　4、環境影響報告書(表);

　　5、設計任務書、計劃任務書;

　　6、選址意見書。

　　(二)基礎、設計、施工前準備資料

　　1、基礎資料

　　(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

　　(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察記錄;

　　(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。

　　2、設計文件

　　(1)初步設計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計;

　　(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;

　　(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算;

　　(4)經過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

　　3、施工準備資料

　　(1)征用土地批準文件及紅線圖;

　　(2)拆迂文件、補償安置協議書;

　　(3)環保、衛生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;

　　(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協議書;

　　(5)建設工程規劃(規劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

　　(6)工程項目參加單位(設計、勘察、施工、監理單位)工程項目材料的.采購招標、投標、中標文件資料及合同、協議、工程質量監督委托書等。

　　第六條 施工技術文件資料

　　(一)開工報告,停工、復工報告;

　　(二)施工組織設計、施工方案;

　　(三)圖紙會審紀要;

　　(四)工程技術、質量、安全措施交底;

　　(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

　　(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

　　(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

　　(八)基礎、主體中間驗收記錄,構件吊裝記錄;

　　(九)混凝土施工日記;

　　(十)技術復核記錄;

　　(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

　　(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

　　(十三)主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告;

　　(十四)構件合格證;

　　(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

　　(十六)水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調試記錄;

　　(十七)工程變更設計聯系單;

　　(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

　　(十九)工程質量事故及處理材料;

　　(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

　　(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

　　(二十二)單位工程質量綜合評定表;

　　(二十三)分項、分部工程質量評定表;

　　(二十四)竣工報告;

　　(二十五)交工驗收材料;

　　(二十六)設計、勘察、施工、監理工程質量合格鑒定資料;

　　(二十七)施工技術總結,工程監理總結,工程試運行記錄;

　　(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;

　　(二十九)工程質量監督報告;

　　(三十)工程質量保修書;

　　(三十一)工程決算、決算審計。

　　第七條 竣工圖文件

　　(一)建筑安裝工程

　　l、各類建筑、結構專業圖;

　　2、各類電氣專業圖;

　　3、電信專業圖;

　　4、煤氣專業圖;

　　5、各類給、排水工程專業圖;

　　6、供熱、冷專業圖;

　　7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

　　(二)地下管線工程

　　1、總平面圖;

　　2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖;

　　3、構筑物結構圖;

　　4、各種管線特征點圖;

　　5、管網綜合圖。

　　第八條 竣工測量文件資料

　　(一)綜合性資料

　　1、竣工測量(地形、地下管線)技術資料;

　　2、竣工測量施測方案;

　　3、竣工測量技術總結及測量精度分析;,

　　4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

　　(二)控制資料

　　1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

　　2、光電測距記錄;

　　3、水準觀測手簿;

　　4、平面、立面求算值的計算書;

　　5、控制點分布略圖、成果表。

　　(三)地形測量資料

　　l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;

　　2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

　　第九條 建設(施工)監理資料

　　(一)由施工單位提供的施工組織設計(施工方案)報審表;

　　(二)監理規劃、監理細則;

　　(三)監理通知、不合格工程項目通知;

　　(四)工程延期、費用索賠審批表;

　　(五)工程部分暫停報告;

　　(六)工程移交證書。

　　第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環節的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部(全貌)、重大技術和工藝施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。

　　第三章 檔案的收集和歸檔

　　第十一條 在項目建設過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應在各自的職責范圍內負責項目建設資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

　　第十二條 有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術標準嚴格把好質量關。

　　第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規格等內容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規格統一、反差良好、簽字手續完備。

　　第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應附復印件。

　　第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

　　第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應符合國家有關標準。

　　第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:

　　(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

　　(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

　　(三)結構、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

　　(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

　　(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

　　第十八條 所有竣工圖應有竣工圖章�？⒐�圖章尺寸為70ram×50ram,內容有:編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

　　第十九條 有關人員收集的設計、勘察、施工、監理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規定為準。

　　第四章 檔案的組卷和移交

　　第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系,分類科學、組卷合理。

　　第二十一條 項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、結構、專業組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷。

　　第二十二條 施工技術文件資料要按管理、依據、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

　　第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統一折疊成四號圖紙規格:297mm×2lomm。

　　第二十四條 案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

　　第二十五條 項目檔案資料統一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

　　第二十六條 項目檔案數量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

　　第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內,綜合管理部應主動與當地政府城建部門聯系,辦理項目檔案移交手續。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

　　第二十八條 移交項目檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。

　　第五章 附則

　　第二十九條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。

公司檔案管理制度8

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等

　　2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程

　　4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

　　6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等

　　7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等

　　9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等

　　10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

　　11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等

　　12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。

　　公司資料檔案安全管理辦法

　　1、目的

　　為了加強公司的檔案管理和保密的工作,更好地為公司的生產(工作)服務。

　　2、適用范圍

　　適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內外各種資料、檔案管理。

　　3、職責

　　3.1 行政部為公司檔案管理的牽頭部門。

　　3.2 除設備、財務等專門檔案由各相關部門管理,其余檔案由資料檔案室集中管理。

　　4、工作程序

　　4.1 凡是能反映公司主要職能活動,具有考查利用價值的文字、圖表、聲像等材料,均屬歸檔范圍。

　　4.1.1建廠時原始設計資料,各種招投標文件,各種普查、調查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。

　　4.1.2各部門如生產、行政、設施維修、合同、技術、保衛、設備、固定資產等管理中形成的各類原始材料。

　　4.1.3部門制定的各類規章制度、總結、報告及需要歸檔的其它文件。

　　4.1.4會議記錄、工作計劃、總結、情況匯報,以公司名義簽訂的各類合同、協議。

　　4.2 檔案的`收集、鑒定與整理

　　4.2.1檔案管理部門除了通過正常渠道外,應經常向有關部門和個人收集文件資料。有關部門和個人應主動配合,定期檢查應存檔資料,主動向管理部門資料室移交,在外開會等帶回的文件資料,應及時向行政部作收文登記,個人確需的,經批準可以復印留用。

　　4.2.2檔案管理部門在收到有關歸檔資料后,應根據其內容,對其價值進行鑒定,確定是否存檔。每年六月底前,各檔案管理部門應完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無歸檔和存查價值的文件資料,經過技術人員鑒定和副總經理批準后可以定期銷毀。凡應存檔文件,應按內容進行分類、組卷、裝訂、編號上架,并編制檢索工具,以便于查找利用。

　　4.3 檔案管理人員要求

　　檔案管理是一項保密性較強的工作,從事檔案工作的專(兼)職人員,應熱愛檔案事業,不務名利,遵紀守法、嚴守秘密;工作作風嚴謹、一絲不茍。業務上應努力學習,具有一定深度和廣度知識面,掌握一定的檔案管理專門業務知識,熟悉公司所管檔案的特定業務的基本特點和規律,能夠處理檔案管理中存在的問題,不斷提高自己的工作水平。

　　4.4檔案管理員崗位職責

　　4.4.1努力學習、宣傳和執行《檔案法》,遵守廠的各項規章制度,做好本職工作。

　　4.4.2認真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求,按時完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質量符合檔案管理標準要求。

　　4.4.3耐心細致地做好其它檔案人員的檔案立卷指導檢查,為合法查閱利用檔案者提供方便條件。

　　發揮主觀能動性,開展檔案編研工作,提高自己的業務水平和服務水平。

　　4.4.4檔案人員必須認真執行《檔案法》、《保密法》,確保黨和國家及本單位涉密工作的安全。

　　加強對檔案材料利用管理,凡屬重大技改、科研成果、發明創造、經濟數字、人事材料等檔案,不得向外泄密。

　　4.4.5嚴禁非檔案室人員進入檔案室。本室人員進出時必須關鎖好文柜、門窗,檢查安全防盜設施,以防意外。

　　4.4.6嚴禁將檔案機密材料帶入公共娛樂場所、探親訪友;嚴禁丟失或泄密。如發生失泄密事件,應立即向領導報告并采取補救措施。

　　4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的,視情節給予批評教育或追究相應責任。

　　4.5檔案查閱制度

　　4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件,經領導批準,在指定的閱覽室和規定的范圍查閱。本單位員工查閱或復印按《檔案查閱制度》辦理。

　　4.5.2凡屬本廠管理人員,原則上均可查閱與本職工作范圍有關的檔案。

　　4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門范圍檔案和重要檔案時,須報副總經理同意后才能查閱。

　　4.5.4查閱檔案時,須填寫登記簿,不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復印,必須經副總經理批準。

　　4.5.5查閱者必須保護檔案原貌,不得進行任何勾劃、涂改、拆損,對確需拆卷的檔案,必須副總經理批準,由檔案人員辦理。

　　4.5.6嚴守檔案秘密,不得將檔案內容傳與他人,否則發生后果者,根據情節給予處理。

　　4.6 檔案保管制度

　　4.6.1檔案室是本廠機要重地,非本室管理人員嚴禁入內。

　　4.6.2每年組卷完成的檔案,必須收集齊全,按時入庫(柜)并作移交登記。

　　4.6.3庫房應安裝調溫調濕設備,保持室內溫度、濕度相對穩定(一般溫度14℃-24℃;濕度45%-60%)。

　　4.6.4庫房門窗應有防盜、防塵設施,并防止老鼠入侵,并設置窗簾、窗板等遮陽措施。

　　4.6.5檔案柜、架應按規定整齊排列,并與墻壁保持適當距離。

　　4.6.6對所藏檔案要定期檢查,掌握保管情況,定期打掃,清理柜架,確保檔案保存完好無缺。

　　4.7 檔案室防火安全制度

　　4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術資料室、財務檔案室都是重點防火部位。

　　4.7.2檔案室必須經常保持清潔,室內不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。

　　4.7.3檔案室不準吸煙、動火、不準使用電爐,照明燈不得超過60瓦,下班或人不在時作到人走電斷、燈滅。

　　4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時不得吸煙。

　　4.7.5閑散無關人員不得進入檔案室。

　　4.7.6檔案室應配備必要的消防器材。

公司檔案管理制度9

　　一、每期月結賬后會計人員應及時打印會計憑證，按照會計規范裝訂成冊。

　　二、每期年結賬后會計人員應及時打印各類會計賬冊，按照會計規范裝訂成簿。

　　三、每期的財務報表、稅務報表、其他相關財務資料應規范整理，定期裝訂。

　　四、會計憑證、會計賬簿、財務報表、稅務報表、其他相關財務資料嚴格按照會計檔案規范進行保管。

　　五、會計檔案的'查閱權限限于財務人員、稅務檢查人員、公司總經理及副總經理，其他人員查閱會計檔案需經總經理批準，并在財務人員的監督下在財務室內進行查閱。

公司檔案管理制度10

　　為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類：

　　1、一般保密文件：公司的規劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。

　　2、專業技術文件：專業技術圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。

　　3、機密文件：上述專業技術文件以及年度計劃、統計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經營情況、勞動工資和人事檔案等。

　　4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關公司發展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。

　　6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

　�。�1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。

　�。�2）凡涉及經濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。

　�。�3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。

　　（4）文件的電腦存檔。

　�。�5）公司發出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

　�。�6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經經理批準。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經理批準。

　　3、借閱時，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經理簽字后方能借閱。

　　4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經部門主管批準；機密資料，須經公司經理批準。

　　5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。

　　四、專業技術資料的管理

　　1、專業技術資料除另有規定外，公司指定技術部門專人管理。

　　2、屬于工作需要而發給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發放文件資料的情況書面通知行政部。

　　3、長期領用的`文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發現有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文檔的銷毀

　　1、除物業公司經理外，任何人無權私自銷毀公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

　　3、經批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經主管副經理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文檔，將已經辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。

　　2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經理以上批準，并辦理交接手續。

　　3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。

　　4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。

公司檔案管理制度11

　　總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

　　一、文件的收集

　　公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：

　　1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）

　　2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的`錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

　　3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）

　　4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）

　　5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）

　　6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）

　　7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）

　　8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）

　　9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

　　10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）

　　11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）

　　12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）

　　18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

　　20、公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　21、各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

　　二、立卷歸檔

　　文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　�。�1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。

　�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。

　�。�3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　�。�4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　三、檔案保管

　　1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

　　4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

　　四、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

　　3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

　　4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　6、底圖一般不予外借。

　　五、檔案銷毀

　　經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　六、檔案保密

　　1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關機密問題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場所。

公司檔案管理制度12

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集整理分類編號登記輸入電腦入柜利用檢查

　　1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包含本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等；

　　1.2.2設備設施檔案：包含各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維護和修理保養合同及維護和修理保養記錄等；

　　1.2.3業主檔案：包含業主入住時所填寫的.業主概況表、業主公約、入住契約、前期服務協議、接房登記表等。

　　1.2.4文秘檔案：包含業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等；

　　1.2.5員工檔案：包含員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變更記錄、獎懲記錄等；

　　1.2.6財務檔案：包含各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維護和修理基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避開檔案的損壞、遺失，使緊要檔案能永久保管，而又便利常常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保管復印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進行標準化的檔案管理。

　　2.2.2接受多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并接受適當的保管方法。

　　2.2.3加強保密意識培育，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

　　2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保管。

　　2.2.7實行檔案管理工作檢查常�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

公司檔案管理制度13

　　為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規定。

　　第一條 公司檔案工作的基本原則是：

　　集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司文件、文書檔案由檔案室集中統一管理，維護檔案的完整與安全。各部門在各項活動中形成的只具有參考價值的文件，材料，沒有存檔意義的文件、文書可由承辦單位保管。

　　第二條 檔案作為公司發展的見證，是在創辦、規劃、開發、經營及其管理工作中形成的，并作為歷史記錄保存，以備查考的文字、圖表、聲像等載體的材料，建立檔案管理具有重要性。

　　第三條 公司檔案室的檔案工作接受上級領導的業務指導、監督和檢查，負責管理公司的文書、文件（部分）檔案，其任務是：

　　1、搜集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案。

　　2、積極開展檔案的提供利用工作。

　　3、進行檔案統計。

　　第四條 公司各部門必須做好有關開發經營管理等業務檔案材料的收集、整理工作，并及時交檔案室檔案管理員歸檔。

　　歸檔的文書包括：

　　1、政府行政單位發送給公司的文件、批文、技術、審核資料。

　　2、企業來往文件、協議、報告和會談紀要文件材料。

　　3、公司主持召開的各種專業會議形成的領導講話、文件和會議總結紀要。

　　4、其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗材料。

　　5、公司各部門的與有關單位的來往信件、各種協議書、合同等。

　　6、公司會議原始記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及全公司的規章制度）。

　　7、公司制定的計劃書、統計、預決算書、工作總結。

　　第五條 歸檔要求

　　a)歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔。

　　b)在一個卷內要按問題或文件形成的時間系統地排列。

　　c)案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，檔案資料應明確長、中、短保管期限，銷毀檔案資料要按保密程序辦理，嚴格執行報批后，方可銷毀資料。

　　d)按歸檔要求進行裝訂、編號，填寫卷內目錄備查。

　　e)全部案卷組成后，要對檔案做統一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。

　　第六條 檔案借閱

　　a)借閱檔案要履行借閱手續。調閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出。必須帶出檔案室查閱的'，要經過部門經理核對，公司領導批準。

　　b)借閱時間一般檔案最長不超過10天，保密級檔案最長不超過一周。

　　c)借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印檔案。

　　d)借檔人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，須經部門主管批準。

　　第七條 檔案管理人員對各部門移交的檔案材料應及時記錄整理，進行分類、編目，并做好檔案的檢查和保管工作，對破損或變質的檔案應及時采取補救措施。

　　第八條 檔案管理人員必須謹防檔案散失、泄密，做好保密及安全管理工作。

　　第九條 員工借閱文件資料時，應簽名登記，必要時應經公司領導簽字同意后方可辦理借閱手續。借閱時不得涂改，損毀檔案，并按時在借閱期限內歸還。

　　第十條 財務憑證檔案由財務部門按崗位分工及憑證種類進行歸檔管理。

　　第十一條 本規定由檔案室制定。

　　第十二條 本規定自下發之日起執行。

　　公司的檔案管理制度怎么做？

　　公司檔案管理制度

　　第一條 為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條 檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　第三條 歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條 檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　第五條 檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

　　5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

　　第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。

公司檔案管理制度14

　　一、歸檔范圍：凡公司各部門在活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括文書材料、科技圖紙資料、財務會計資料、人事檔案及其他重要材料都應立檔保存。

　　二、各業務部門負責收集、整理職責范圍內的檔案，并負管理職能。

　�。ㄒ唬┚C合部負責公務活動中的文書材料、人事檔案等的立檔、保存、管理。

　�。ǘ�）征遷辦負責工程項目用地報批、征遷拆遷安置補償過程中形成的各類文件材料的立檔、保存管理。

　　（三）工程部、總工辦負責工程前期工作、工程立項、工程招投標、工程項目建設、房建、安全管理等職責范圍工作中形成的文件材料的立檔、保存、管理。

　　（四）、財務部負責本公司會計、財務等方面工作中形成的票證、賬簿及文件材料等的立檔、保存、管理。

　�。ㄎ澹┚C合部、征遷辦、工程部、總工辦、財務部形成的檔案完整后移送公司檔案室統一管理。

　　三、各業務部門設立專、兼職檔案員，負責本部門職責范圍內的檔案管理。檔案員應盡職盡責，貫徹黨和國家的方針、政策以及省公司有關檔案工作的指示、規定、條例，保證檔案資料的.安全。

　　四、各業務部門檔案員要確保接收的文件材料檔案的齊全性、完整性、準確性。

　　五、查（借）閱制度

　�。ㄒ唬┓脖竟�司人員因工作需要查（借）閱檔案，須向該檔案管理的業務部門領導申請。

　�。ǘ�）凡需查閱一般性的檔案須經部門領導同意；查閱公司重要檔案，須填寫查閱登記表，并經公司分管領導審批。

　�。ㄈ�）工作人員在查（借）閱檔案期間應當妥善保管檔案，防止檔案損毀，并貫徹執行《檔案法》和《保密法》，保守公司重要檔案內容。

　　六、檔案員要嚴格遵守《檔案法》、《保密法》，不準隨意摘抄、傳播密級檔案內容。未經批準，不準擅自將重要檔案借出或復印。

　　七、對違反保密規定，造成泄密或被盜密者，按其性質及情節給予嚴肅處理。

　　八、檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。

公司檔案管理制度15

　　第一條為了加強農村檔案工作,規范村級檔案管理，服務新形勢下的農村工作，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農業法》和國家有關規定，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱村級檔案是指村黨組織、村民委員會、村集體經濟組織等(以下簡稱村級組織)在黨組織建設、村民自治、生產經營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。

　　第三條村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進行的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。

　　第四條村級檔案工作實行統一領導、集中管理、安全方便的原則。

　　村級組織應將檔案工作作為村級工作的重要事項，健全相應的工作制度，明確領導、健全機制、保障經費，確保檔案的真實、完整、規范和安全。

　　第五條村級檔案工作在業務上接受鄉鎮人民政府、檔案行政管理部門、民政部門、農業部門和相關部門的監督和指導。

　　第六條村級組織應當指定專人負責檔案的`收集、管理和提供利用。有條件的村應當設立專用檔案柜和檔案庫房集中管理檔案。

　　檔案管理人員應當具有良好的政治素質，遵紀守法，忠于職守，具備相應的檔案管理知識，并經過一定的檔案業務培訓。

　　第七條村級組織形成的具有保存價值的文件材料，均應當按照要求規范整理后歸檔，任何組織和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

　　縣級檔案行政管理部門可以依據《村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(見附件)的規定，制定符合本地實際的村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

　　第八條村級檔案一般包括文書、基建項目、設施設備、會計、音像、實物等類別。各類文件材料整理方法和歸檔時間如下：

　　(一)文書類應當按照《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705-20xx)或者《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-20xx)的要求進行整理，于次年上半年歸檔。

　　(二)基建項目類應當按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-20xx)，并參照《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28-20xx)的有關規定及時整理歸檔。

　　(三)設施設備類應當在開箱驗收后即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行收集管理。

　　(四)會計類應當按照《會計檔案管理辦法》(財政部國家檔案局令第79號)的要求進行收集整理，在會計年度終了后于次年3月底之前歸檔。

　　(五)照片應當按照《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-20xx)、《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T 50-20xx)整理，由拍攝者在拍攝后1個月內將照片原圖連同文字說明一并歸檔。

　　(六)電子文件應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-20xx)收集歸檔并管理。

　　(七)實物和其他門類按照檔案工作有關規定及時歸檔。

　　第九條檔案制成材料和裝訂材料應當符合檔案保護的要求。

　　第十條檔案庫房應當采取防火、防盜、防水(潮)、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等措施。

　　檔案管理人員應當定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。

　　第十一條不具備檔案安全保管條件的，應當將檔案交由鄉鎮檔案機構代為保管，村級組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。

　　第十二條村級組織換屆選舉后10日內，應當履行檔案交接手續。必要時可以在選舉前將檔案暫存鄉鎮政府。村以及村民小組在設立、撤銷、范圍調整時，應當將檔案妥善移交。

　　檔案工作人員離任時應當進行檔案移交，履行交接手續，防止檔案散失。

　　第十三條銷毀已達到保管期限的檔案時，應當成立檔案鑒定工作小組及時進行鑒定。

　　鑒定工作小組由村級檔案管理人員和形成檔案的村級組織的人員(或者村民代表)組成，鑒定后應當形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應當清點核對并編制檔案銷毀清冊，經過必要的審批手續后按照規定銷毀。

　　禁止擅自銷毀檔案。村級檔案銷毀清冊應當永久保存。

　　第十四條村級檔案工作應當積極推進檔案信息化建設，配備必要的設施設備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數據庫，逐步實現檔案的信息網絡共享。

　　第十五條村級檔案工作應當建立檔案查閱利用制度，為本村各類組織及其成員、村民提供服務。查閱檔案要遵守利用規定、履行查閱手續，不得有涂改、損毀、調換、抽取檔案等行為。

　　檔案管理人員應當圍繞村中心工作或村級組織及其成員、村民利用需求，加強檔案信息資源的開發利用，積極開展檔案編研工作，如編寫村史、村志、大事記等。

　　第十六條對在村級檔案工作中作出突出貢獻的村干部、檔案工作人員和其他組織、個人，由各級人民政府、檔案行政管理部門及相關單位給予表彰和獎勵。

　　第十七條各省(自治區、直轄市)、新疆生產建設兵團檔案行政管理部門商同級民政部門和農業部門，可以結合本辦法和本地實際，制定實施辦法及細則。

　　第十八條本辦法由國家檔案局、民政部、農業部負責解釋。

　　第十九條本辦法自20xx年1月1日起施行。

　　附件：村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表附件

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